Senatul României a organizat marți, 28 martie 2023, conferința de lansare a proiectului ,,Soluții digitale pentru creșterea capacității administrative a Senatului României”, primul proiect pe fonduri europene implementat de instituție și cofinanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.
Obiectivul general al proiectului constă în creșterea capacității instituționale și eficientizarea activităților din structurile organizatorice ale serviciilor Senatului României prin implementarea unor soluții informatice inovative, în vederea simplificării furnizării serviciilor către beneficiari.
În deschiderea evenimentului, președintele interimar al Senatului României, Alina Gorghiu, a menționat faptul că proiectul are ,,ca scop accesarea de către cetățeni a informațiilor într-o logică digitală accesibilă. ,,Este primul proiect digital derulat pe fonduri europene, obiectivul acestui proiect fiind acela de a transforma Senatul într-o instituţie modernă, care să valorifice aceste soluţii digitale, a subliniat președintele interimar al Senatului. (…) Implementarea soluţiilor informatice inovative va însemna mai puţină birocraţie, o activitate parlamentară mai receptivă faţă de publicul larg. Acest proiect va fi sper doar o etapă din era digitală a instituţiei noastre. (...) Nu mai este doar un slogan, nu mai este doar o frază care rămâne fără conţinut faptul că fără digitalizare o reformă şi o modernizare a statului şi a modului în care funcţionează instituţiile sale nu se va putea realiza", a precizat Alina Gorghiu.
,,Procesul de transformare digitală a instituțiilor publice nu mai este doar o opțiune, în actualul context a devenit o necesitate, a menționat secretarul general al Senatului, Mario-Ovidiu Oprea în alocuțiunea sa. ,,Transparența, rapiditatea și accesibilitatea sunt elementele care vor sta la baza procesului de digilizare pe care îl va traversa instituția noastră și care, în final, va asigura creșterea capacității administrative a Senatului României, creșterea încrederii cetățenilor în instituția parlamentară, precum și îmbunătățirea imaginii publice a Senatului”, a precizat secretarul general al Senatului. ,,La finalul acestui proiect, îmi doresc ca instituția noastră să aibă o strategie dedicată digitalizării prin care să valorificăm ansamblul de standarde existente și să includem soluțiile inovative adaptate domeniilor specifice ale Senatului, soluții digitale care vor asigura îmbunătățirea modului de lucru la nivelul instituției”, a precizat Mario-Ovidiu Oprea.
,,Pentru parlamentele din întreaga lume, unul dintre cele mai importante obiective este crearea unei legături eficiente între cetățeni și reprezentanții lor. Acum, mai mult decât oricând transformarea digitală devine esențială la cerințele actuale. Prezentul proiect vine să rezolve o serie de nevoi cu care Senatul se confruntă. (…) Vorbim de nevoia permanentă de îmbunătățire a accesului cetățenilor la informații, nevoia de implementare de soluții informatice ca urmare a numărului mare de solicitări, precum și nevoia facilitării accesului cetățeanului la informațiile despre procesul legislativ.
De asemenea, Cătălina Bădoiu a menționat câteva dintre măsurile care se vor implementa în cadrul proiectului, respectiv digitalizarea fluxurilor interne ale instituției, instituirea unui mecanism de schimb electronic de informații între instituții, precum și între instituție – beneficiar și alte instituții, integrarea unei aplicații informatice de transcriere audio în texte, găsirea imediată a documentelor în arhiva electronică și, implicit, scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor. Prin implementarea proiectului sunt vizate două rezultate ale programului POCA și anume – reducerea poverii administrative și dezvoltarea de cunoștințe și abilități ale personalului (respectiv 270 de persoane din rândul personalul de conducere și de execuție) în ceea ce privește utilizarea soluțiile informatice implementate în cadrul proiectului. ,,Sunt încrezătoare că, prin acest proiect, vom reuși să îmbunătățim procesul de transparență decizională, să creștem eficiența în tratarea solicitărilor cetățenilor, să facilităm accesul acestora la ședințele plenului și la consultările publice dedicate inițiativelor legislative și astfel să îmbunătățim capacitatea administrativă a instituției și, implicit, imaginea Senatului, a subliniat secretarul general adjunct, Cătălina Bădoiu, în expunerea sa.
Managerul de proiect, Carlo Papuc, a prezentat modul în care vor fi implementate soluțiile digitale în cadrul proiectului, serviciile care vor fi modernizate, precum și faptul că, inclusiv, pagina web a Senatului va fi îmbunătățită. ,,Va fi o transformare, într-adevăr, atât a modului în care lucrează, în prezent, angajații Senatului, cât și la nivelul parlamentarilor, deoarece informațiile vor putea fi găsite mult mai ușor, vor fi optimizate și vom încerca să eficientizăm și să optimizăm calitatea procesului prin care documentele legislative vor fi elaborate, în viitor, și vor fi transmise celorlalte instituții, a precizat managerul de proiect. Măsurile informatice moderne implementate prin intermediul platformei vor viza atât componenta back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivei, dezvoltarea și corelarea bazelor de date privind procesul legislativ etc), cât și front-office, respectiv măsuri pentru îmbunătățirea accesului cetățenilor la activitățile Senatului, a subliniat Carlo Papuc.
Partea a doua a evenimentul a inclus exemple de bune practici prezentate de experți din partea instituțiilor europene, Comisia Europeană și Consiului Uniunii Europene. Prezentările au vizat aspecte privind digitalizarea ca o preocupare constantă în cadrul instituțiilor UE, precum și preocuparea în a găsi un echilibru între obligațiile de transparență și partea de comunicare-promovare și, respectiv, spațiul protejat de negociere, dar și între informatizare și automatizare a proceselor, pe de o parte, și importanța reuniunilor fizice pe de altă parte.
La eveniment au participat reprezentanți ai conducerii Senatului României, reprezentanți ai altor instituții publice, experți în domeniul digitalizării, precum și angajați cu funcții de conducere din cadrul Senatului României.